Vergaderen: fysiek, hybride of digitaal?
Grou - 24-03-2026
Column door:
Notariskantoor Mirjam Bos
Sinds jaar en dag vergaderen leden van verenigingen of coöperaties of aandeelhouders van een BV op een vaste plek. De deelnemers zijn aanwezig en men stemt over de voorstellen die op de agenda staan. Deze vergaderingen zijn moeilijk te organiseren wanneer de deelnemers overal in Nederland of zelfs daarbuiten wonen. Tijdens de coronacrisis was het niet mogelijk om op deze manier te vergaderen. Er werd toen tijdelijke noodwetgeving ingevoerd die het mogelijk maakte om digitaal te vergaderen. Deze noodwetgeving is geruime tijd geleden weer vervallen.
Tijdens de coronacrisis heeft men ontdekt dat digitaal vergaderen via videobellen of een conference call een oplossing bood. De huidige wetgeving heeft de fysieke vergadering nog steeds als uitgangspunt. Dat houdt in dat deelnemers lijfelijk aanwezig zijn op een afgesproken locatie. Deelnemers kunnen ook aan deze fysieke vergadering deelnemen door middel van telefoon of computer, dit wordt een hybride vergadering genoemd. Een hybride vergadering is wettelijk alleen mogelijk als de statuten dat toestaan. Daarbij moet de identiteit van een digitale deelnemer vastgesteld kunnen worden, zij of hij moet de vergadering rechtstreeks kunnen volgen, het woord kunnen voeren en zij/hij moet de mogelijkheid hebben om te kunnen stemmen.
Tijdens de coronacrisis hebben veel organisaties ervaren dat digitaal vergaderen voordelen kan hebben. Dit heeft geleid tot het wetsvoorstel Wet digitale algemene vergadering. Het wetsvoorstel maakt het mogelijk een algemene vergadering volledig digitaal te houden. De volgende voorwaarden gelden. Er moet voldoende draagvlak zijn onder de leden van de vereniging of de aandeelhouders van de BV. Deelnemers moeten vragen kunnen stellen en daadwerkelijk met elkaar kunnen communiceren. Bij de uitnodiging voor de vergadering moet duidelijk worden vermeld dat de vergadering digitaal plaatsvindt, op welke wijze de leden kunnen deelnemen, vragen kunnen stellen en hun stemrecht kunnen uitoefenen. Een digitale vergadering hoort een afspiegeling te zijn van een fysieke vergadering.
De Wet digitale algemene vergadering maakt onderscheid tussen verschillende rechtspersonen. Bij een BV of een coöperatie zullen de statuten moeten worden aangepast om van de nieuwe mogelijkheden gebruik te kunnen maken. Deze nieuwe statuten moeten worden vastgelegd in een notariële akte en worden vervolgens ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Voor algemene verenigingen en Verenigingen van Eigenaren geldt de eis van een statutenwijziging voor digitaal vergaderen niet. Op 16 december 2025 heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel aangenomen. Binnenkort buigt de Eerste Kamer zich erover. Als ook daar groen licht wordt gegeven, krijgen rechtspersonen nieuwe mogelijkheden om hun algemene vergadering digitaal te organiseren.
Wilt u meer informatie over dit onderwerp of advies over het aanpassen van de statuten, dan bent u van harte welkom op mijn kantoor. Een telefonische afspraak of een afspraak bij u thuis kan natuurlijk ook.
Stationsweg 1 Grou
(0566) 60 14 04
Op de foto: Notaris Mr Mirjam Bos, gespecialiseerd in scheidingsbemiddeling, erfrecht en estate planning.
Columns Notariskantoor Mirjam Bos
